BORRADOR JLV

Formulas e funcións de Excel

Imos traballar con fórmulas e funcións de Excel (en seccións anteriores vimos algunhas); esta vez aprendendo acerca dalgunhas ferramentas que poden ser de axuda.

Corrixindo erros

Excel pode avisar cando detecta algún erro ó introducir valores nas celdas, para que coa información que facilita o poidas solucionar.

Erro de formato

Por exemplo, cando introduces un número coma texto dunha celda, amosara un aviso marcando cun apóstrofo ' diante por se se trata dun erro.

PISTA. Podes atopar máis información de cando acontece este erro e como arranxalo neste artigo da documentación de Excel.

Erro na fórmula

Os valores de erro que pode amosar ó introducir fórmulas

#¡DIV/0!

erro de división por cero

#N/D

cando un valor non está disponible para unha fórmula

#¿NOMBRE?

utilizouse un nome que Excel non recoñece

#¡NULO!

indicouse unha intersección non válida de dúas áreas

#¡REF!

referencia a unha celda non válida

¡VALOR!

operando o argumento equivocado. Aparece se os valores que acompañas aos operadores dunha fórmula non se poden convertir ó tipo concreto

######

marcado de columna que indica que o tamalo da columna é demasiado pequeno para que collan os datos que hai. Tamén amósase cando se emprega unha data ou unha hora negativas.

No caso das fórmulas, Excel indicará se non puido obter o resultado da fórmula amosando o posible erro.
Por exemplo, indicará #¡DIV/0! se fixeches unha  división por cero ou #¡REF! se referencias a unha celda non válida

PISTA. Podes atopar posibilidades para arranxar cada erro na documentación oficial de Office.
Por exemplo, para #¡DIV/0!, este é o artigo

Erro por detectar patrón incoherente

Excel tamén avisa de erros noutros casos nos que non hai erro na fórmula e se pode calcular o resultado, pero excel detecta un patrón que considera pode ser unha equivocación.

Partimos dun exemplo cunha folla de cálculo na quetemos os resultados dunha empresa nos distintos países nos que opera. Podemos ver os ingresos, os impostos e as ganancias de cada país.

As ganancias calcúlanse como a diferenza entre os ingresos e os impostos. A fórmula da primeira fila con datos é: =C4-D4 (onde C4 é a celda dos ingresos e D4 a dos impostos)

Pulsando F2 para ver celdas que interveñen nunha fórmula

PISTA. Excel permite ver máis claramente as celdas que interveñen nunha fórmula pulsando a tecla F2.
As celdas e os rangos das celdas que interveñen na fórmula vense sinalados cun rectángulo vermello.
A cor do rectángulo de cada celda é da mesma cor coa que se ve a referencia da celda na fórmula
Isto axuda a saber que é o que fai a fórmula, o poder identificar claramente as celdas que interveñen nela.

PISTA. Se queres cambiar algunha das referencias da fórmula, podes facelo movendo o recadro de cor da celda que quieras cambiar ata a nova celda.

Ímos provocar un erro para ver como abortalo:

1. Pulsa no borde inferior do recadro da celda C4 e moveo ata a celda D7 (tamén podemos cambiar a celda escribindo directamente a súa referencia na fórmula)

Resultado:

1. A referencia da fórmula mudou para sinalar a nova celda.

Como abortar? Cancela a edición da fórmula pulsando a tecla Esc!

PISTA- Se xa pulsaras a tecla de Retorno de carro ou Tabulador confirmndo o cambio, poderías desfacelo coa combinación de teclas CTRL + Z.

En todas as celdas de E4 a E11 (E4:E11) a fórmula é a mesma: réstanse os valores da celda correspondente á columna C e a celda da columna D.

Erro de patrón por celda anómala comparada coas aledañas

Ímos provocar un erro para ver como axuda Excel a detectalo:

1. Sinala a celda E7 (podes desprazar o rato e facer un clic nela, ou se estabas en E4, podes pulsar tres veces a tecla de frecha hacia baixo)
2. Pulsa a tecla F2 para editar a fórmula
3. Escribe -1000

Resultado:

1. Aparece unha icona de advertencia ó lado da celda
2. Aparece un pequeno triángulo verde na esquina superior esquerda da celda

Erro de patrón: opcións posibles

Estamos xa advertidos. Qué opcións temos para corrixir?

1. Pulsa na icona de advertencia

Resultado:

1. Excel indica que detectou que esta formula é incoherente (xa que non segue a mesma relación de fórmulas das que celdas que están colindantes)
2. Amosa un menú con opcións para poder corrixir o erro (copiando a fórmula da celda de enriba), omitir o erro (indicando que a fórmula é correcta) ou modificar a fórmula directamente na barra de fórmulas.

Auditoría de fórmulas

A auditoría de fórmulas ten opcións que poden axudar a comprender o funcionamento das funcións.

Opcións da auditoría de fórmulas

Evaluar fórmula para detectar erro

A ventana de Evaluar fórmula (ubicada a carón de Rastrear precedentes pode axudar para corrixir erros ou para entender como funciona unha función anidada.

Función anidada. 
Función que se atopa no interior doutra función.
O resultado da función anidada serve coma argumento doutra función.

Ímos ver o funcionamento cun exemplo coa función SI. Para qué serve esta función? Para amosar unha cousa ou outra segundo se cumpra ou non unha condición. A sua sintaxe é:

SI (condición; valor cando se cumpre; valor cando non se cumpre)
Nesta función analízase primeiro a condición. Cando se cumpre, devolve coma resultado o que aparece no seu segundo argumento; cando non, devolve o que aparece no terceiro argumento.

Fiestra para escoller si

Comezamos o exemplo, no que valoraremos cando se cumpren uns obxectivos (cando as ganancias son superiores a 20.000):

1. Fai clic na celda F4 e pulsa o botón Insertar función
2. Elixe a categoría Lógica
3. Selecciona a función SI e acepta a ventana
4. Cumprimenta os tres argumentos
   1. O primeiro argumento (Prueba_lógica) é a condición que vai avaliar a función SI. Será C4-D4>20000
   2. O segundo argumento (Valor_si_verdadero), o valor que se verá na celda cando se cumpra a condición. Será "Acadaronse os obxectivos."
   3. O terceiro argumento (Valor_si_falso), o valor que se verá na celda cando NON se cumpra a condición. Será " ", para deixar o campo cun espazo en branco
5. Pulsa e arrastra o controlador de recheo ata a celda F11, para copiar a fórmula introducida nas celdas de abaixo

Xa temos o escenario, e queremos comprobar que o funcionamento é correcto.

No grupo de comandos Auditoría de fórmulas existen varios comandos e opcións para traballar con fórmulas. Todos poden ser de axuda a atopar e solucionar os posibles erros.

Imos facer esa auditoría: 1. Pulsa o botón Evaluar fórmula nunha celda na que uses a fórmula SI.

A fiestra Evaluar fórmula amosa as distintas partes dunha fórmula, puidendo comprobar cómo se vai calculando a fórmula cos distintos valores das celdas.

Se a parte subliñada é unha referencia a outra fórmula, o botón Paso a paso para entrar permíteche ver o contido da outra fórmula nesta fiestra, para así ver o que fai. Esta outra fórmula tamén a poderás examinar, vendo cómo se calcula pasa a paso, co botón Evaluar.

No cadro de Evaluación podes ver a primeira referencia subliñada. Se pulsas o botón Evaluar, Excel cambiará a referencia subliñada polo valor que teña.

2. Pulsa o botón Evaluar

3. Pulsa de novo o botón Evaluar

Finalmente, poderás ver se se cumpre a condición da función SI. No último paso de avaliación, devolverá "Acadaronse os obxectivos." ou " ".

RESUMO. A fiestra Evaluar fórmula é útil cando unha función anidada non dé como resultado o agardado, xa que podes seguir o cálculo paso a paso ata atopar o erro.

PREGUNTA. Cando Excel detecta algunha circunsantia extraña nunha celda e avisa, podes ignorar dito erro indicando que a fórmula é correcta?
RESPOSTA. Si, coa opción Ignorar error do menú que aparece ó pulsar  a icona de advertencia.

Analise gráfica de dependencias

É posible ver de xeito gráfico as relacións que establecen as fórmulas entre as distintas celdas. Para iso preme podes premer no grupo de comandos Auditoría de fórmulas:

• no botón Rastrear precedentes
• no botón Rastrear dependientes
• e no botón Quitar flechas cando queras eliminar

Coas dúas primeiras opcións aparecen as denominadas frechas de rastreo que amosan gráficamente a relación entre a celda activa e as celdas relacionadas.

Podes atopar información neste [https://support.microsoft.com/es-es/office/mostrar-las-relaciones-entre-las-f%C3%B3rmulas-y-las-celdas-a59bef2b-3701-46bf-8ff1-d3518771d507 artigo da documentación de Microsoft].

No noso exemplo, se te pos en calquera casilla con datos de ganancias (por exemplo E4, e pulsas Rastrear precedentes, veras sinaladas C4 e D4, as celdas usadas para calcular o valor desta celda, a que vai dirixida a frecha.

Se pulsas en Rastrear dependencias en E4, a frecha levará a E12, onde se calcula o total de ganancias.

Se finalmente pulsas en Quitar flechas, desaparecerán todas as frechas de rastrexo (e desplegando o menú, dara opción a quitar unicamente as frechas precedentes ou dependentes).

Finalmente podemos usar Ventana Inspección.

Supoñamos que noutra folla temos desglosados os valores dos ingresos en España:

1. Pulsamos o botón Agregar inspección

1. Seleccionamos celdas G5 a G6 (G5:G6)

Ahora podemos estar na folla primeira e ver os valores da folla Ingresos España

Ampliación- Incluso se temos asignado un nome a estas celdas, este nome tamén aparecería na Ventana Inspección. Deste xeito poderiamos identificar máis claramente as celdas.

Consello. Se fas doble clic nunha celda da Ventana Inspección, desplazaraste automáticamente a devandita celda; mentres que se queres quitar unha celda desta fiesta, selecciona a celda e pulsa o botón Eliminar inspección.

Pregunta. Como se chaman as celdas que proporcionan datos a unha fórmula doutra celda? Precedentes ou dependentes?
Resposta. Son as celdas precedentes.

Resumo

• Se pulsas a tecla F2 nunha celda que ten unha fórmula, poderás ver a celda ou celdas que interveñen na fórmul sinaladas con rectángulo de cor
• No grupo de comandos Auditoría de fórmulas' (que está na lapela Fórmulas da Cinta de opcións tes varias opcións para o traballo con fórmulas
  • Avaliar unha función paso a paso con Evaluar fórmula
  • Mostrar gráficamente as relacións ente celdas, vendo as relacións entre as celdas precedentes (as que proporcionan datos a unha fórmula) e as dependentes (as que dependen do valor doutra celda. Estas opcións son Rastrear precedentes e Rastrear dependentes
  • Ver o condito das celdas desde a Ventana Inspección

• 

  Avaliar fórmula

• 

  Rastrexar precedentes

• 

  Rastrexar dependentes

• 

  Ventana inspección