Acceso a datos externos

Introdución

Explicarase como traballar desde a folla de cálculo Excel con datos externos a un libro de Excel con datos creados con outras aplicaciñons distintas (bases de datos, etc.). Tamén se estudia o modo de acceder a datos que proveñan de ficheiros de texto, de bases de datos de Access ou de páxinas de Internet.

Excel permite acceder a un gran número de formatos de datos distintos. Cando accedemos e traballamos cos datos desde Excel podemos facer uso de todas as súas características para obter máis información destes datos: facer cálculos, amosar información nun gráfico, filtrar os datos, etc.

Acceso a ficheiros de texto

Os ficheiros de texto son un medio de compartir información moi empregado entre aplicacións informáticas e entre usuarios, xa que son ficheiros que se poden ler desde varios programas.

Excel permite acceder os datos almacenados en ficheiros de texto dun xeito moi sinxelo; pero a información que hai nestes ficheiros deberá estar delimitada dalgunha forma para que teña sentido na folla de cálculo.

Grupo de comandos Obtener y transformar datos da lapela Datos da cinta de opcións

No grupo de comandos Obtener y transformar datos dispoñemos de varias opcións para traballar con datos externos, importándoos desde distintas fontes.

Desde o desplegable de Obtener datos podes ver todas as opcións disponibles para a obtención de datos externos:

• desde outro libro de Excel
• desde un ficheiro de texto
• desde un ficheiro XML
• desde unha base de datos de Access ou de SQL Server
• desde a web
• desde unha fonte ODBC ou OLEDB
• ...

Neste apartado estamos tratando as opcións para acceso a ficheiros de texto:

A continuación indicaremos a orixe dos datos (o ficheiro de texto o que imos acceder para obter os datos).

Por exemplo, poderiamos importar un ficheiro clientes.txt:

Desde as opcións desta fiestra indicaremos como debe importarse a información almacenada no ficheiro de texto. O máis importante neste caso é que a información do ficheiro de texto esté delimitada dalgun xeito (o máis habitual é o uso de coma, ou de punto e coma), para que Excel poida situala en distintas columnas da folla de cálculo.

No exemplo amosado están delimitados por ; coma se pode ver no ficheiro de texto:

Outra opción é que estén delimitados por unha anchura fixa:

Desde a lista Delimitador e onde se pode indicar cal é. Excel intentará seleccionar o delimitador máis axeitado pero pode ser cambiado.

Desde a lista Detección do tipo de datos pódese indicar se Excel establecerá o formato dos datos para cada campo. Isto é, se indicará que formato de numero, data, texto ou outro se aplicará. Pódese seleccionar se o tipo de datos será establecido baseandose nas primeiras 200 filas, en todas as filas do ficheiro ou non se detectará de xeito automático.

Cargar ou transformar datos

Finalmente:

• o botón Cargar inserta os datos nunha folla de cálculo nova
• o botón Transformar datos abrirá o Editor de Power Query onde poderemos crear unha consulta para recuperar exactamente os datos que desexamos ou aplicar algún tipo de transformación os datos.

Despregando a lista do botón Cargar poderemos seleccionar Cargar en que amosa un cadro para indicar a celda que actuará como esquina superior esquerda para o rango de datos que se vai crear. Tamén poderemos establer:

• que se poñan os datos na celda que indiques da folla actual, noutra folla de cálculo ou nunha nova folla de cálculo
• que os datos se insiran coma unha táboa, coma unha táboa dinámica ou cuma unha gráfica dinámica

Coma os datos estaban separados por ; no ficheiro de texto, a importación desde este ficheiro fíxose correctamente, situandoos axeitadamente nas columnas da folla de cálculo: