Plantillas e vistas

Explícase o uso e a creación de novas plantillas na folla de cálculo Excel para poder utilizalas na creación de novos libros ou follas de cálculo.

Explícase tamén cómo se poden almacenar distintas vistas dun mesmo libro, as propiedades dun documento de Excel, así coma os distintos tipos de protección do libro contra cambios.

Plantillas

Qué son

Uhna plantilla Excel:

• é un documento preformateado para o seu uso desenvolto nunha folla de cálculos Microsoft Excel
• organiza o contido e cálculos do documento, permitindo que se poidan personalizar e gardar.
• axiliza o traballo de reproducción de documentos similares ou idénticos
• son utilizadas para levar un control detallado de orzamentos, gastos, comisións sobre ventas, flujos de caixa, inventarios, provisións, etc. permitindo obter resumos de información desde diferentes puntos de interese.
• pode contener fórmulas, macros, gráficos, cabeceras, etc…

Las plantillas

son elementos de Excel que se empregan para crear libros parecidos

Nunha plantilla gárdanse:

• textos
• formatos con celdas
• estilos
• gráficos
• fórmulas
• macros
• etc.

O crear un novo libro baseado nesta plantilla, o libro terá todas estas características da plantilla: así aforraremos traballo o non ter que crear de novo todos estes elementos.

Uso de plantillas

Crearemos un novo libro baseado nunha plantilla proporcionada por Excel. En Nuevo:

PISTA
Ademáis das plantillas preinstaladas por Office e as que elabores, poderás obter máis a través do sitio web Office.com
Tamén podes escribir un texto e premer en Buscar plantillas en linea

PISTA
Se non atopas a plantilla que se axusta ao que precisas, podes pulsar entre algúns dos temas das Búsquedas sugeridas.

Aínda que nos basemos nunha plantilla, cando gardemos temos que darlle un nome.

A plantilla non se modifica ao crear, modificar e gardar documentos desde ela. Para modificar unha plantilla deberemos abrir o ficheiro da mesma explícitamente e cambiar o que desexamos.

Crear plantillas

Ademáis de utilizar as plantillas que proporciona Excel ou as de Office.com, tamén podemos crear as nosas propias plantillas; deste xeito, poderemos crear plantillas personalizadas para crear dunha forma rápida documentos comúns que adoitas utilizar: facturas, informes, fichas de artigos, etc.

Por exemplo poderemos crear unha plantilla para un informe que adoitamos facer mensualmente. Así, cada mes, simplemente teríamos que crear un novo libro baseado nesa plantilla, co que xa teríamos os títulos, formatos, cores, fórmulas, etc. Así so teríamos que introducir os campos correspondentes a ese mes.

Para iso, temos que gardar escollendo plantilla de Excel (extensión xltx)

Vistas

Unha vista

É unha forma de amosar o libro

Se seleccionamos unha celda concreto dunha folla e creamos unha vista, volveremos a ver o libro tal e como o tiñamos ó crear a vista. Desta forma podemos ter varias vistas gardadas dun mesmo libro. Así poderemos amosar en cada unha follas distintas, con distintos niveis de zoom, en distintas posicións, etc.

En Excel podes gardar varias vistas dentro dun mesmo documento.

Todo esto é a través do grupo de opcións Vistas do libro da lapela Vista:

No cadro amosaranse as vistas creadas no libro actual. Inicialmente, ningunha:

PISTA
Indica un nome axeitado a cada vista, de xeito que saibas a qué se refire e poidas identificala claramente.

IMPORTANTE
Cando pulsas para ir a unha vista, volves a ver o libro como se definíu na vista; pero non se desfán os cambios que teñas feitos nesta ou outras follas.

PISTA
Nunha vista personalizada podes almacenar a configuración de impresión; así podemos ter varias formas de imprimir unha mesma folla, en distintas vistas e seleccionar dependendo de que queiramos imprimir unha ou outra cousa.

Propiedades do libro

Os ficheiros de Excel teñen unhas propiedades que podemos utilizar para identificar máis claramente un documento. Tamén poden axudar a atopar documentos. Por exemplo, podes buscar:

• todos os libros que creou unha determinada persona
• os que traten dun tema concreto
• etc.

Desde a sección Información da vista Backstage podes ver ou introdcir as propiedades relativas ó libro:

• un titulo
• quén o creou
• categorías que permitan clasificar ó documento
• etc

Podes utilizar 'Etiquetas (palabras clave) para escribir palabras que sirvan para identificar o documento (por exemplo, factura).

PISTA
As disintas etiquetas poden separarse por comas, punto e comas ou espazos

Podes ver as propiedades avanzadas:

Quizáis a opción que mereza explicación é a casilla Guardar miniaturas para todos los documentos de Excel: permite ver o que contén un documento antes de abrilo co cadro de diálogo Abrir. Esto pode servir especialmente ó crear unha plantilla, xa que poderás ver a vista previa ó seleccionar a plantilla.

Protexer o libro

Existen opcións para protexer un libro e evitar que poida ser alterado por outras personas?

Si, na lapela de información da vista Backstage:

Algunhas opcións de protección:

As opcións que pode requirir máis explicacións:

• Marcar como final desactiva a escritura no libro (convírtese en formato de só lectura) e establécese o estado coma Final. Poderá verse o seu contido mais non alterarse
• Proteger estructura del libro impide modificacións en elementos da estrutura (como engadir follas), permitindo cambios só con contrasinal
• Proteger hoja actual protexe contra determinadas partes do documento. Para modificar as partes protexidas requirirá contrasinal

Firma dixital

Información electrónica segura e cifrada que serve para autenticar unha macro ou un documento. Coa firma garántese que a macro ou o documento foron creados polo firmante e que non foron modificados (asegurando a integridade dos datos e autenticidade do autor). Para firmar dixitalmente precisaremos un certificado dixital.

Resumo

As plantillas son elementos que se usan como base para crear libros. Cando creamos un libro desde unha plantilla terá as características da plantilla (textos, formatos de celdas, estilos, gráficos, fórmulas...)

Desde a sección Nuevo da vista Backstage podes crear un novo libro en branco ou crealo desde unha plantilla.

Podemos elixir as xa instaladas por Office, as descargadas desde Office.com ou as que personalicemos nos.

Se queremos crear as nosas debemos establecer os elementos que desexemos e gardala indicando que se tratará dunha plantilla seleccionando Plantilla de Excel (*.xltx) na lista Tipo.

Nun libro de Excel podes gardar varias vistas. Unha vista é unha forma de amosar o libro; seleccionando a vista recuperarase exactamente coma se indicou na vista. E tamén queda almacenada información coma a configuración de impresión establecida nese momento.

Para traballar coas vistas dun libro, utilizamos o comando Vistas personalizadas da lapela Vista da cinta de opcións.

Na parte dereita da barra de estado hai varios controles que permiten aumentar ou disminuír o zoom aplicado á folla de cálculo, para poder ser vista de máis lonxe ou cerca.

Na lapela Vista da cinta de opcións existen comandos para establecer o nivel de ampliación que se aplica á folla.

A través da sección Información da vista Backstage podes ver e modificar as propiedades do libro que tes aberto. Esas propiedades serán de axuda para identificar e buscar documentos; por autor, asunto, tema, etiquetas ou palabras clave, empresa ou organización, etc.

Premendo o botón Protexer libro desprégase un menú con distintas opcións para evitar cambios ou modificacións nun libro, asi como para asinalo dixitalmente. Coa sinatura acredítase o creador do libro, de xeito que toodos os que o abrán saberán quén foi o autor e que non foi alterado. Para esa sinatura é preciso contar cun certificado dixital.