XML e Excel

Introduciremos a linguaxe XML d describiremos o modo de asociar campos XML ás celdas dunha folla de cálculo de Excel para poder:

• importar datos desde un ficheiro XML
• exportar os datos de Excel a un ficheiro XML

Así veremos a alicación e a utilización da linguaxe XML nos libros de Excel.

Que é XML

'XML (eXtensible Markup Language) é unha metalinguaxe que serve para definir linguaxes de marcado ou de etiqeetas que poderemos usar para diversas funcións. Porén, a través de XML podemos definir unha serie de documentos que almacenen información de forma estruturada, de xeito que nos resulte xinselo traballar con estes datos desde calqueira aplicación informática.

Con XML crearemos as linguaxes e estruturas que nos servirán para almacenar datos de facturas, clientes, libros, etc.

Podes ver un exemplo de ficheiro XML, composto por disintantes etiquetas incluídas entre os símblos < e >.

Xunto con XML existe outra serie de linguaxes e estándares que servirán para indicar cómo se deben amosar os datos nas distintas aplicacións, se deben sufrir algunha transformación ó amosarse noutros programas, etc.

Con XML poderemos definir cómo se teñen que almacenar os datos, así como almacenar os datos en si mesmos.

Office dispón de soporte a XML de xeito que podes utilizar este formato para traballar con datos entre aplicacións, extraer datos doutras fontes, etc.

Para compartir a información entre as distintas personas que a teñan que usar, XML facilita que os datos sexan lidos polas aplicacións que soportan este formato. Ademáis os datos poden ser organizados dun xeito relativamente sinxelo e fácil de transmitir (incluso entre distintos sistemas operativos).

Resumindo o uso dun formato XML nos ficheiros de Office proporciona varias vantaxes:

• Reducción do tamaño dos ficheiros
• Melloras na recuperación de datos en ficheiros dañados
• Máis control sobre a información personal
• Maior seguridade

Deste xeito facilítase compartir datos entre distintos programas e sistemas operativos.

INTERESANTE.
O formato por defecto que utiliza Excel para gardas os seus librs está baseado en XML. Chámase Microsoft Office Open XML.

Asignacións XML

Para traballar con datos XML en Excel utilizaremos o que se chama asignación XML-

Unha 'asignación XML serve para destinar celdas ou rangos de celdas aos elementos do documento XML.

Esquemas XML e DTD

Explicaremos que son os esquemas XML para unha mellor comprensión. Nun documento XML podemos ter almacenados unha serie de datos. Tamén existe outra serie de documentos que serven para especificar a estrutura que ten que seguir este documento XML: os distintos elementos que terá, o tipo de datos que poderá almacenar, etc. Esta estrutura do documento XML pódese almacenar:

• en DTD (Document Type Definition)
• en esquemas XML (XML Schemas).

Os esquemas XML son máis potentes que os DTD xa que permiten especificar máis cousas. tamén coma vantaxa utilizan a mesma sintaxe que os XML mentres os DTD non.

Cun exemplo dun XML que almacena información sobre libros:

Tanto no DTD coma o esquema XML indicamos os distintos campos de información que ten cada libro.

O que debemos saber e que Excel utiliza os esquemas XML para definir a estrutura dos documentos XML.

Crear un documento XML a partir dos datos dunha folla de cálculo

Crearemos un documento XML a partires dos datos desta folla de cálculo utilizando unha asignación XML.

Accede as opcións de XML na lapela Programador.

Lembra
Xa vimos cómo habilitar a lapela Programador. Se o esqueciches podes revisar a documentación oficial

Preme no botón Origen. Amosarase o panel de tarefas Origen XML desde o que poderemos traballar con documentos XML e realizar accións relativas a este tipo de documentos:

.

Preme no botón Asignaciones XML que está na parte inferior deste panel.

Nesta fiestra aparecen as asignacións XML que ten o libro actual (inicialmente ningunha).

Premendo en Agregar, seleccionaremos o ficheiro XML que contén o esquema XML (con extensión .xsd) e que define a estrutura do documento XML que queremos crear.

Excel crea unha asignación XML a partir do esquema que temos indicado e que amosa no panel de tarefas Origen XML:

Poderemos usar esta asignación XML para relacionar as celdas da folla de cálculo cos elementos do documento XML. E logo utilizaremos esta asignación para exportar os datos a un ficheiro XML.

Para asignar os elementos XML á folla de cálculo, arrastraremos desde o panel Origen XML ata a posición en que se sitúan na folla de cálculo. Por exemplo, ns1:Codigo a A4. Desde xeito o campo Código da lista da folla de cálculo estará asginado ó elemento Codigo do documento XML.

Excel establece un formato de táboa nos datos da folla de cálculo, amosando a lapela contextual Diseño de tabla cos comandos e opcións relativas á mesma.

PISTA
Podes comprobar se Excel poderá exportar os datos XML a través da asignación XML actual antes de proceder a esta exportación. Para iso utiliza o enlace Comprobar asignación para exportar ubicado na parte inferior do panel Origen XML.

Unha ver feitas as asignacións poderíamos exportar os datos que temos na folla de cálculo a un documento XML seguindo o esquema indicado, premendo no botón Exportar do grupo de opcions XML. Poderemos ver o documento exportado nun navegador:

Linguaxe XSL

Podes utilizar a linguaxe XSL para indicar cómo se debe amosar o documento nas aplicacións onde abras o ficheiro XML.

A linguaxe XSL (eXternsible Style Language) permite definir cómo se amosará un documento XML. Podes ter varias follas de estilo XSL, unha para cada formato (HTML, PDF, RTF. etc.). Cando abramos o documento XML cunha aplicación aplicaralle a folla de estilo axeitada ó formato.

Pedemos dicir que XSL é unha linguaxe que transforma un documento XML para poder velo dun determinado xeito nun determinado formato.

Se coñeces a linguaxe CSS (Cascade Style Sheets que se utiliza para as páxinas web, podes ver a similitude, xa que CSS indica como amosar os diferentes elementos da páxina no navegador.

Con todo XSL é moito máis portente que CSS, xa que tamén podemos utilizalo para filtrar os datos segundo certas condicións, oderalos, executar bulces, operacións lóxicas, etc. Ademáis a saída non está limitada a ser amosada nun navegador permitindo moitos máis formatos. XSL aseméllase máis a unha linguaxe de programación que CSS, pero tamén e máis complexo e consume máis recursos ca CSS.

O mesmo documento XML utilizando unha descripción XSL:

A folla de estilo XSL fai que se amose o documento XML unha determinada distribución e aspecto.

INTENTESANTE.
Cando establecemos unha asignación XML, tamén poderemos gardar a folla de cálculo actual coma un ficheiro de datos XML.

PREGUNTA. A través de que tes que indicar a estrutura dun documento XML en Excel? (a) Document Type Definition (DTD) (b) Esquema XML (XSD)
RESPOSTA. (b)

Importar datos XML

Podemos ver outro exemplo co almacenameento de facturas en XML:

Neste exemplo, o que habería que resaltar e que é preciso facer asginacións para subtotal, impuestos y TotalFactura antes das asgianacións dos campos da lista de artículos. Isto e así porque así poderemos indicar os campos da lista de artigos dunha soa vez e desta forma, Excel sabe ata onde chegará a lista de artígos: ata onde asignamos o subtotal da factura.

Coma ves na lista de campos, o campo Artículo indica un simple artigo da factura coa cantidade, descrición,etc. O campo Articulos indica todos artigos que terá a factura xa que este campo está composto de varios campos Articulo- O símbolo da estrela * que aparece nos iconos da lista de campos indica que ese é un campo requirido (obrigatorio); e a icona dunha recha hacia abaixo indica que é un campo repetido.

Unha vez gardada a folla de cálculo, poderemos importar os datos dunha factura.

Algunhas opcións que podemos configurar habilítanse premendo no botón Propiedades de la asignación':

[File:propiedades_da_asignacion_XML.PNG| Fiestra Propiedades de la asignación XML]

Interesante-
A opción Validación del esquema XML indicará se Excel validará os datos coa asignación XML ó importar ou exportar datos; deste xeito podemos asegurar que os datos cumplen o esquema XML que utilizamos.
Desde o apartado Al actualizar o importar los datos poderás indicar se cando importemos ou actualicemos os datos XML, os datas que haiba na folla serán substituidos ou se engadirán os xa existentes.

Abrir documentos XML

Cando abrimos un documento XML, teremos estas opcións:

Coa opción Utilizar el panel de taras Origen', para ver os datos do ficheiro XML deberás arastrar os elementos das celdas da folla de cálculo para asignalos a celdas e importando os datos.

Coa opción Como libro de solo lectura poderás ver os datos directamente en Excel pero perderás a estrutura do ficheiro.

Coa opción Como tabla XML, se o ficheiro XML non fai referencia a ningún esquema XML, Excel crearao de xeito automático a partir dos datos establecendo a asignación XML:

Co botón Actualizar datos obteremos os últimos datos do ficheiro importado; co botón Importar elixiremos o ficheiro XML desde o que obteremos os datos.

Resumo

XML (eXternsible Markup Language) é unha metalinguaxe que serve para definir outras linguaxes de marcado ou de etiquetas. Así poderemos almacenar os datos que desexemos (personas, empresas, listas, etc.) dun xeito estruturado e ordenado, e poderemos compartir datos entre aplicacións.

O formato por defecto que utiliza Excel para gardar os seus libros está baseado en XML e denomínase Microsoft Office Open XML.

Os esquemas XML (XML schemas ou CSD) establecen cal é a estrutura dos datos que se almacenan no documento XML. A partir dun esquema XML poderemos crear unha asignación XML en Excel que se empregará para relacionar as celdas dunha folla de cálculo cos distintos elementos dun documento XML.

Así podemos importar dun documento XML a Excel os seus datos ou exportar os datos da folla de cálculo a un novo documento XML.

Para traballar con datos e ficheiros XML en Excel utilízanse as opcións do grupo de comandos XML da lapela Programador da cinta de opcións.