|
|
| Línea 1: |
Línea 1: |
| − | = Formulas e funcións de Excel: corrixindo erros e auditoría de fórmulas =
| |
| − | Imos traballar con fórmulas e funcións de Excel (en seccións anteriores vimos algunhas); esta vez aprendendo acerca dalgunhas ferramentas que poden ser de axuda.
| |
| | | | |
| − | == Corrixindo erros ==
| |
| − |
| |
| − | Excel pode avisar cando detecta algún erro ó introducir valores nas celdas, para que coa información que facilita o poidas solucionar.
| |
| − |
| |
| − | === Erro de formato ===
| |
| − | Por exemplo, cando introduces un número coma texto dunha celda, amosara un aviso marcando cun apóstrofo ' diante por se se trata dun erro.
| |
| − |
| |
| − | '''PISTA'''. Podes atopar máis información de [https://support.microsoft.com/es-es/office/corregir-n%C3%BAmeros-con-formato-de-texto-aplicando-un-formato-de-n%C3%BAmero-6599c03a-954d-4d83-b78a-23af2c8845d0 cando acontece este erro e como arranxalo neste artigo da documentación de Excel].
| |
| − |
| |
| − | === Erro na fórmula ===
| |
| − | Os valores de erro que pode amosar ó introducir fórmulas
| |
| − | ; #¡DIV/0!
| |
| − | : erro de división por cero
| |
| − | ; #N/D
| |
| − | : cando un valor non está disponible para unha fórmula
| |
| − | ; #¿NOMBRE?
| |
| − | : utilizouse un nome que Excel non recoñece
| |
| − | ; #¡NULO!
| |
| − | : indicouse unha intersección non válida de dúas áreas
| |
| − | ; #¡REF!
| |
| − | : referencia a unha celda non válida
| |
| − | ;¡VALOR!
| |
| − | operando o argumento equivocado. Aparece se os valores que acompañas aos operadores dunha fórmula non se poden convertir ó tipo concreto
| |
| − | ; ######
| |
| − | : marcado de columna que indica que o tamalo da columna é demasiado pequeno para que collan os datos que hai. Tamén amósase cando se emprega unha data ou unha hora negativas.
| |
| − |
| |
| − | No caso das fórmulas, Excel indicará se non puido obter o resultado da fórmula amosando o posible erro.
| |
| − | Por exemplo, indicará #¡DIV/0! se fixeches unha división por cero ou #¡REF! se referencias a unha celda non válida
| |
| − |
| |
| − | '''PISTA'''. Podes atopar posibilidades para arranxar cada erro na documentación oficial de Office.
| |
| − | Por exemplo, para #¡DIV/0!, [https://support.microsoft.com/es-es/office/c%C3%B3mo-corregir-un-div-0-error-3a5a18a9-8d80-4ebb-a908-39e759a009a5 este é o artigo]
| |
| − |
| |
| − | === Erro por detectar patrón incoherente ===
| |
| − | Excel tamén avisa de erros noutros casos nos que non hai erro na fórmula e se pode calcular o resultado, pero excel detecta un patrón que considera pode ser unha equivocación.
| |
| − |
| |
| − | Partimos dun exemplo cunha folla de cálculo na quetemos os resultados dunha empresa nos distintos países nos que opera. Podemos ver os ingresos, os impostos e as ganancias de cada país.
| |
| − |
| |
| − | As ganancias calcúlanse como a diferenza entre os ingresos e os impostos. A fórmula da primeira fila con datos é:
| |
| − | =C4-D4 (onde C4 é a celda dos ingresos e D4 a dos impostos)
| |
| − |
| |
| − | [[File:Folla_CMT_orixinal.PNG|Folla de cálculo da Consultora Moi Traballadora]]
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | [[File:pulsando_F2_en_celda_E4.png|frame|Pulsando F2 para ver celdas que interveñen nunha fórmula]]
| |
| − |
| |
| − | '''PISTA'''. Excel permite ver máis claramente as celdas que interveñen nunha fórmula pulsando a tecla '''F2'''.
| |
| − | As celdas e os rangos das celdas que interveñen na fórmula vense sinalados cun rectángulo vermello.
| |
| − | A cor do rectángulo de cada celda é da mesma cor coa que se ve a referencia da celda na fórmula
| |
| − | Isto axuda a saber que é o que fai a fórmula, o poder identificar claramente as celdas que interveñen nela.
| |
| − |
| |
| − | '''PISTA'''. Se queres cambiar algunha das referencias da fórmula, podes facelo movendo o recadro de cor da celda que quieras cambiar ata a nova celda.
| |
| − |
| |
| − | Ímos provocar un erro para ver como abortalo:
| |
| − | # Pulsa no borde inferior do recadro da celda C4 e moveo ata a celda D7 (tamén podemos cambiar a celda escribindo directamente a súa referencia na fórmula)
| |
| − |
| |
| − | Resultado:
| |
| − | # A referencia da fórmula mudou para sinalar a nova celda.
| |
| − |
| |
| − | Como abortar? Cancela a edición da fórmula pulsando a tecla Esc!
| |
| − |
| |
| − | '''PISTA'''- Se xa pulsaras a tecla de Retorno de carro ou Tabulador confirmndo o cambio, poderías desfacelo coa combinación de teclas CTRL + Z.
| |
| − |
| |
| − | En todas as celdas de E4 a E11 (E4:E11) a fórmula é a mesma: réstanse os valores da celda correspondente á columna C e a celda da columna D.
| |
| − |
| |
| − | [[File:patrón_erro_en_celda_E7.PNG|frame|Erro de patrón por celda anómala comparada coas aledañas]]
| |
| − |
| |
| − | Ímos provocar un erro para ver como axuda Excel a detectalo:
| |
| − | # Sinala a celda E7 (podes desprazar o rato e facer un clic nela, ou se estabas en E4, podes pulsar tres veces a tecla de frecha hacia baixo)
| |
| − | # Pulsa a tecla F2 para editar a fórmula
| |
| − | # Escribe -1000
| |
| − |
| |
| − | Resultado:
| |
| − | # Aparece unha icona de advertencia ó lado da celda
| |
| − | # Aparece un pequeno triángulo verde na esquina superior esquerda da celda
| |
| − |
| |
| − | [[File:opcions_ante_patron_detecta_erro.PNG|frame|Erro de patrón: opcións posibles]]
| |
| − |
| |
| − | Estamos xa advertidos. Qué opcións temos para corrixir?
| |
| − | # Pulsa na icona de advertencia
| |
| − |
| |
| − | Resultado:
| |
| − | # Excel indica que detectou que esta formula é incoherente (xa que non segue a mesma relación de fórmulas das que celdas que están colindantes)
| |
| − | # Amosa un menú con opcións para poder corrixir o erro (copiando a fórmula da celda de enriba), omitir o erro (indicando que a fórmula é correcta) ou modificar a fórmula directamente na barra de fórmulas.
| |
| − |
| |
| − | == Auditoría de fórmulas ==
| |
| − | A auditoría de fórmulas ten opcións que poden axudar a comprender o funcionamento das funcións.
| |
| − |
| |
| − | [[File:Auditoria_de_formulas_excel.PNG |frame|Opcións da auditoría de fórmulas]]
| |
| − |
| |
| − | === Evaluar fórmula para detectar erro ===
| |
| − | A ventana de '''Evaluar fórmula''' (ubicada a carón de '''Rastrear precedentes''' pode axudar para corrixir erros ou para entender como funciona unha función anidada.
| |
| − |
| |
| − | '''Función anidada'''.
| |
| − | Función que se atopa no interior doutra función.
| |
| − | O resultado da función anidada serve coma argumento doutra función.
| |
| − |
| |
| − | Ímos ver o funcionamento cun exemplo coa función SI. Para qué serve esta función? Para amosar unha cousa ou outra segundo se cumpra ou non unha condición. A sua sintaxe é:
| |
| − |
| |
| − | SI (condición; valor cando se cumpre; valor cando non se cumpre)
| |
| − | Nesta función analízase primeiro a condición. Cando se cumpre, devolve coma resultado o que aparece no seu segundo argumento; cando non, devolve o que aparece no terceiro argumento.
| |
| − |
| |
| − | [[File:escoller_si_loxica.png|frame|Fiestra para escoller si]]
| |
| − |
| |
| − | Comezamos o exemplo, no que valoraremos cando se cumpren uns obxectivos (cando as ganancias son superiores a 20.000):
| |
| − | # Fai clic na celda F4 e pulsa o botón '''Insertar función'''
| |
| − | # Elixe a categoría '''Lógica'''
| |
| − | # Selecciona a función SI e acepta a ventana
| |
| − | # Cumprimenta os tres argumentos
| |
| − | ## O primeiro argumento (Prueba_lógica) é a condición que vai avaliar a función SI. Será C4-D4>20000
| |
| − | ## O segundo argumento (Valor_si_verdadero), o valor que se verá na celda cando se cumpra a condición. Será "Acadaronse os obxectivos."
| |
| − | ## O terceiro argumento (Valor_si_falso), o valor que se verá na celda cando NON se cumpra a condición. Será " ", para deixar o campo cun espazo en branco
| |
| − | # Pulsa e arrastra o controlador de recheo ata a celda F11, para copiar a fórmula introducida nas celdas de abaixo
| |
| − |
| |
| − | Xa temos o escenario, e queremos comprobar que o funcionamento é correcto.
| |
| − |
| |
| − | [[File:si_obxectivos_acadados.PNG|Este é o resultado. A continuación avaliariamos función si para comprender o funcionamento]]
| |
| − |
| |
| − | No grupo de comandos '''Auditoría de fórmulas''' existen varios comandos e opcións para traballar con fórmulas. Todos poden ser de axuda a atopar e solucionar os posibles erros.
| |
| − |
| |
| − | Imos facer esa auditoría:
| |
| − | 1. Pulsa o botón '''Evaluar fórmula''' nunha celda na que uses a fórmula SI.
| |
| − |
| |
| − | A fiestra '''Evaluar fórmula''' amosa as distintas partes dunha fórmula, puidendo comprobar cómo se vai calculando a fórmula cos distintos valores das celdas.
| |
| − |
| |
| − | Se a parte subliñada é unha referencia a outra fórmula, o botón Paso a paso para entrar permíteche ver o contido da outra fórmula nesta fiestra, para así ver o que fai. Esta outra fórmula tamén a poderás examinar, vendo cómo se calcula pasa a paso, co botón '''Evaluar'''.
| |
| − |
| |
| − | No cadro de '''Evaluación''' podes ver a primeira referencia subliñada. Se pulsas o botón '''Evaluar''', Excel cambiará a referencia subliñada polo valor que teña.
| |
| − |
| |
| − | 2. Pulsa o botón '''Evaluar'''
| |
| − |
| |
| − | 3. Pulsa de novo o botón ''' Evaluar'''
| |
| − |
| |
| − | Finalmente, poderás ver se se cumpre a condición da función SI. No último paso de avaliación, devolverá "Acadaronse os obxectivos." ou " ".
| |
| − |
| |
| − | [[File:Evaluar formula final.png|Avaliando SI para comprender o funcionamento]]
| |
| − |
| |
| − | '''RESUMO'''. A fiestra '''Evaluar fórmula''' é útil cando unha función anidada non dé como resultado o agardado, xa que podes seguir o cálculo paso a paso ata atopar o erro.
| |
| − |
| |
| − | '''PREGUNTA'''. Cando Excel detecta algunha circunsantia extraña nunha celda e avisa, podes ignorar dito erro indicando que a fórmula é correcta?
| |
| − | '''RESPOSTA'''. Si, coa opción '''Ignorar error''' do menú que aparece ó pulsar a icona de advertencia.
| |
| − |
| |
| − | === Analise gráfica de dependencias ===
| |
| − | É posible ver de xeito gráfico as relacións que establecen as fórmulas entre as distintas celdas. Para iso preme podes premer no grupo de comandos '''Auditoría de fórmulas''':
| |
| − | * no botón '''Rastrear precedentes'''
| |
| − | * no botón '''Rastrear dependientes'''
| |
| − | * e no botón '''Quitar flechas''' cando queras eliminar
| |
| − |
| |
| − | Coas dúas primeiras opcións aparecen as denominadas '''frechas de rastreo''' que amosan gráficamente a relación entre a celda activa e as celdas relacionadas.
| |
| − |
| |
| − | Podes atopar información neste [https://support.microsoft.com/es-es/office/mostrar-las-relaciones-entre-las-f%C3%B3rmulas-y-las-celdas-a59bef2b-3701-46bf-8ff1-d3518771d507 artigo da documentación de
| |
| − | Microsoft].
| |
| − |
| |
| − | No noso exemplo, se te pos en calquera casilla con datos de ganancias (por exemplo E4, e pulsas '''Rastrear precedentes''', veras sinaladas C4 e D4, as celdas usadas para calcular o valor desta celda, a que vai dirixida a frecha.
| |
| − |
| |
| − | Se pulsas en '''Rastrear dependencias en E4''', a frecha levará a E12, onde se calcula o total de ganancias.
| |
| − |
| |
| − | Se finalmente pulsas en '''Quitar flechas''', desaparecerán todas as frechas de rastrexo (e desplegando o menú, dara opción a quitar unicamente as frechas precedentes ou dependentes).
| |
| − |
| |
| − | === Ventana Inspección ===
| |
| − | Finalmente podemos usar '''Ventana Inspección'''.
| |
| − |
| |
| − | Supoñamos que noutra folla temos desglosados os valores dos ingresos en España:
| |
| − |
| |
| − | [[File:Ingresos_en_españa.PNG | Táboa cos valores dos ingresos en España]]
| |
| − |
| |
| − | # Pulsamos o botón '''Agregar inspección'''
| |
| − |
| |
| − | # Seleccionamos celdas G5 a G6 (G5:G6)
| |
| − |
| |
| − | [[File: Agregar_inspeccion_G5_a_G6.PNG| Agregar inspección cos valores da folla dos ingresos en España]]
| |
| − |
| |
| − | Ahora podemos estar na folla primeira e ver os valores da folla Ingresos España
| |
| − |
| |
| − | [[File:Ver_valores_de_otra_hoja_con_inspeccion.PNG| Valores en '''Ventana inspección''']]
| |
| − |
| |
| − | '''Ampliación'''- Incluso se temos asignado un nome a estas celdas, este nome tamén aparecería na '''Ventana Inspección'''. Deste xeito poderiamos identificar máis claramente as celdas.
| |
| − |
| |
| − | '''Consello'''. Se fas doble clic nunha celda da '''Ventana Inspección''', desplazaraste automáticamente a devandita celda; mentres que se queres quitar unha celda desta fiesta, selecciona a celda e pulsa o botón '''Eliminar inspección'''.
| |
| − |
| |
| − | '''Pregunta'''. Como se chaman as celdas que proporcionan datos a unha fórmula doutra celda? Precedentes ou dependentes?
| |
| − | '''Resposta'''. Son as celdas precedentes.
| |
| − |
| |
| − | = Resumo =
| |
| − | * Se pulsas a tecla '''F2''' nunha celda que ten unha fórmula, poderás ver a celda ou celdas que interveñen na fórmul sinaladas con rectángulo de cor
| |
| − | * No grupo de comandos '''Auditoría de fórmulas''' (que está na lapela '''Fórmulas''' da ''Cinta de opcións''' tes varias opcións para o traballo con fórmulas
| |
| − | ** Avaliar unha función paso a paso con '''Evaluar fórmula'''
| |
| − | ** Mostrar gráficamente as relacións ente celdas, vendo as relacións entre as celdas precedentes (as que proporcionan datos a unha fórmula) e as dependentes (as que dependen do valor doutra celda. Estas opcións son '''Rastrear precedentes''' e '''Rastrear dependentes'''
| |
| − | ** Ver o condito das celdas desde a '''Ventana Inspección'''
| |
| − |
| |
| − | <gallery>
| |
| − | File:Evaluar_formula_icona.PNG|Avaliar fórmula|Avaliar fórmula
| |
| − | File:Rastrear_precedentes_icona.PNG|Rastrexar precedentes|Rastrexar precedentes
| |
| − | File:Rastrear_dependentes_icona.PNG|Rastrexar dependentes|Rastrexar dependentes
| |
| − | File:Ventana_inspeccion_icona.PNG|Ventana inspección|Ventana inspección
| |
| − | </gallery>
| |
