Acceso a datos externos

Introdución

Explicarase como traballar desde a folla de cálculo Excel con datos externos a un libro de Excel con datos creados con outras aplicaciñons distintas (bases de datos, etc.). Tamén se estudia o modo de acceder a datos que proveñan de ficheiros de texto, de bases de datos de Access ou de páxinas de Internet.

Excel permite acceder a un gran número de formatos de datos distintos. Cando accedemos e traballamos cos datos desde Excel podemos facer uso de todas as súas características para obter máis información destes datos: facer cálculos, amosar información nun gráfico, filtrar os datos, etc.

Acceso a ficheiros de texto

Os ficheiros de texto son un medio de compartir información moi empregado entre aplicacións informáticas e entre usuarios, xa que son ficheiros que se poden ler desde varios programas.

Excel permite acceder os datos almacenados en ficheiros de texto dun xeito moi sinxelo; pero a información que hai nestes ficheiros deberá estar delimitada dalgunha forma para que teña sentido na folla de cálculo.

Obter e transformar datos

Grupo de comandos Obtener y transformar datos da lapela Datos da cinta de opcións

No grupo de comandos Obtener y transformar datos dispoñemos de varias opcións para traballar con datos externos, importándoos desde distintas fontes.

Desde o desplegable de Obtener datos podes ver todas as opcións disponibles para a obtención de datos externos:

• desde outro libro de Excel
• desde un ficheiro de texto
• desde un ficheiro XML
• desde unha base de datos de Access ou de SQL Server
• desde a web
• desde unha fonte ODBC ou OLEDB
• ...

Neste apartado estamos tratando as opcións para acceso a ficheiros de texto:

A continuación indicaremos a orixe dos datos (o ficheiro de texto o que imos acceder para obter os datos).

Por exemplo, poderiamos importar un ficheiro clientes.txt:

Cargar ou transformar datos

Desde as opcións desta fiestra indicaremos como debe importarse a información almacenada no ficheiro de texto. O máis importante neste caso é que a información do ficheiro de texto esté delimitada dalgun xeito (o máis habitual é o uso de coma, ou de punto e coma), para que Excel poida situala en distintas columnas da folla de cálculo.

No exemplo amosado están delimitados por ; coma se pode ver no ficheiro de texto:

Outra opción é que estén delimitados por unha anchura fixa:

Desde a lista Delimitador e onde se pode indicar cal é. Excel intentará seleccionar o delimitador máis axeitado pero pode ser cambiado.

PREGUNTA. Podes utilizar o caracter de : para separar os distintos campos de información no ficheiro de texto?
RESPOSTA. Si, indicando o caracter separador ao importar o texto.

Desde a lista Detección do tipo de datos pódese indicar se Excel establecerá o formato dos datos para cada campo. Isto é, se indicará que formato de numero, data, texto ou outro se aplicará. Pódese seleccionar se o tipo de datos será establecido baseandose nas primeiras 200 filas, en todas as filas do ficheiro ou non se detectará de xeito automático.

Cargar ou transformar datos

Finalmente:

• o botón Cargar inserta os datos nunha folla de cálculo nova
• o botón Transformar datos abrirá o Editor de Power Query onde poderemos crear unha consulta para recuperar exactamente os datos que desexamos ou aplicar algún tipo de transformación os datos.

Despregando a lista do botón Cargar poderemos seleccionar Cargar en que amosa un cadro para indicar a celda que actuará como esquina superior esquerda para o rango de datos que se vai crear. Tamén poderemos establer:

• que se poñan os datos na celda que indiques da folla actual, noutra folla de cálculo ou nunha nova folla de cálculo
• que os datos se insiran coma unha táboa, coma unha táboa dinámica ou cuma unha gráfica dinámica

Coma os datos estaban separados por ; no ficheiro de texto, a importación desde este ficheiro fíxose correctamente, situandoos axeitadamente nas columnas da folla de cálculo:

Excel coloca os datos como unha táboa (habilitando a lapela Diseño de tabla polo que está co formato axeitado e cun filtro na súa fila de encabezado

Táboa.
Unha serie de filas que teñen datos relacionados. Nunha táboa ou lista, as distintas filas da folla de cálculo son os distintos rexistros ou fichas, mentres que as columnas son os distintos campos.

Consultas e conexións

Na dereita amósase o panel Consultas y conexiones que permite administrar e traballar cos elementos.