Uso de funcións comunes

Traballaremos con fórmulas e funcións en distintos tipos de libros de Excel que reflicten varias situacións comúns que nos podemos atopar en numerosas ocasións:

• contar celdas en branco
• consolidar datos de varias follas
• anidar varias funcións SI para realizar distintas acciones en función de varias condiciones.

Varias formas de hacer lo mismo

Partiremos inicialmente deste exemplo:

Esta é unha folla de cálculo para reflexar un extracto dunha conta corrente bancaria. Están introducidos os conceptos e a súa data ademáis do importe que se debe reflexar na conta.

Se o importe é ingresar na conta, o Importe figurarará con signo positivo; se o importe debe extraerse da conta será con signo negativo.

ïmos introducir as fórmulas axeitadas para calcular o saldo da conta en cada momento.

Para D9, o saldo deste celda é o saldo que tiña conta na fila anterior sumada á cantidade que figure na columna Importe da fila actual (=D8+C9). Esta fórmula tamén serviría nas filas que restan unha cantidade do saldo, xa que o signo negativo do importe faría que se restara o importe do saldo. Co controlador de recheo podemos copiar esta fórmula ata a celda D18. Como as referenciasdas celdas na fórmula son relativas, o arrastrar o controlador de recheo a fórmula foise actualizando en cada fila.

Vexamos outro exemplo semellante pero con algún cambio. Neste caso, temos os importes a engadir na conta nas columnas Importe haber; e os importes a extraer da conta en Importe debe.

A fórmula que calcularía o saldo dunha fila tería que obter o saldo anterior, sumarlle o importa da columna haber actual e restarlle o importe da columna debe actual.

Para a celda E9, sería = E8 + D9 - C9. Arrastraremos o controlador de recheo ata E18. O resultado da columna Saldo é o mesmo que no caso anterior.

Unha terceira variante:

Na columna Debe/haber indicamos se o importe se debe sumar ou restar ó saldo (cunha h haber e cunha d debe).

En E9, utilzaremos a función SI para comprobar se debemos summar ou restar o dato da columna Importe ó saldo anterior. =SI(C9="h";E8+D9;E8-D9)

Co controlador de reche levamos ata E18.

AMPLIACIÓN
Podemos facer que co formato condicional, se mostren de distinto xeito as extraccións da conta.
Seleccionando D9:D17 e premento en Formato condicional e seleccionando Nueva regla.
A condición será semellante a utilizada na función SI¡¡¡¡: neste caso, comprobaremos se o importe é a extraer (haberá unha d na columna Debe/Haber)
O formato podemos indicar que sexa en cor vermella e cursiva.

Esta sería a configuración relevante para dar o formato condicional:

• 

  Formato condicional coa configuración axeitada

• 

  Resultado de aplicar o formato condicional

Cal é a conclusión? Que hai moitos enfoques e xeitos de solucionar o mesmo problema! E que cando vais solucionar un problema, é convinte darlle unha pensada o deseño para que nos sexa máis fácil obter os resultados desexados.

PREGUNTA En qué argumento da función SI temos que indicar a condición a comprobar? (a) Primeiro (b) Segundo (c) Terceiro
RESPOSTA (a)

Contar celdas en branco

Imaxinemos un libro de Excel utilizado para levar o control das pistas de tenis que reservan os socios nun club de tenis.

Hai catro pistas no club e cando unha persona reserva unha pista para un horario apúntase no libro.

Hai unha folla para cada día da semana, e un folla Resumen.

En función dos datos que temos introducido nas follas das reservas diarias queremos obter un resumo das pistas libres que temos durante á semana.

Utilizaremos a función CONTAR.BLANCO que serve para contar as celdas en branco que hai nun determinado rango de celdas que lle pasaremos coma argumento (so ten ese).

IMPORTANTE
Aparte das celdas en branco, esta función tamén conta as celdas con fórmulas que devolven texto baleiro (""). E non conta as celdas que teñen un valor cero (0).

Para B6, a formula será: =CONTAR.BLANCO(Lunes!B4:E4)

Coma o resto de horarios do lúns están distribuiídos en filas podemos extender a fórmula as celdas inferiores.

Para C6, a formula será: =CONTAR.BLANCO(Martes!B4:E4). Novamente podemos facer recheo.

PISTA'
Se o nome da folla ten algún espazo en branco ou algún carácter que non seña letra nin gúmero (signo -, signo de puntuación, etc.) hai que poñer o nome da folla entre comillas sinxelas.
Por exemplo =CONTAR.BLANCO('Hoja del martes'!B4:E4)

Para calcular o número total de pistas libres por días e por horarios, utilizaremos a función de suma automática de Excel; seleccionaremos de B6:G13 e premeremos en Suma.

Xa está lista a folla, e pode comprobarse o funcionamento facendo algunha reserva.

Hai tamén outras funcións que son útiles en moitas ocasións:

PREGUNTA Cantos argumentos ten a función CONTAR.BLANCO
RESPOSTA Un

Consolidar con referencias 3D

Analizaremos un exemplo dun libro coas notas dun exames.

• 

  Exemplo con notas

• 

  A última folla Resumen

As notas estan distribuidas do mesmo xeito nas distintas follas de resultados dos exames. Podemos empregar esta circunstancia para consolidar dunha forma sinxela os datos das notas.

Resumo

Para introducir unha fórmula nunha celda tes escribir o signo igual (=) e introducir a fórmula. Podes introducir as referencias a celdas directamente ou utilizar o rato para facer clic nelas ou pulsar e arrastrar.

Tamén podes introducir unha fórmula a través da fiestra que aparece ó pulsar o botón Insertar función: primeiro seleccionaras a función e despois os argumentos.

Para extender unha fórmula que está nunha celda das celdas contiguas podes utilizar o controlador de recheo. Se as referencias a celdas da fórmula orixinal eran relativas estas iranse actualizando en cada celda na que se copiara.

Outras funcións que poden ser útiles:

• CONTAR.BLANCO: conta as celdas en branco que hai nun rango de celdas que lle pasamos como argumento
• CONTARA: conta as celdas que non están vacías
• CONTAR: conta as celdas con números
• ESBLANCO, ESNUMERO e ESTEXTO: devolver verdadeiro se o argumento se refire a unha celda vacía, a un número ou a un texto, respectivamente
• ES.PAR e ES.IMPAR, comproban se o seu argumento refírese a un número par ou impar.

Podes consultar todas as funcións na documentación, alfabéticamente ou por categoría.