Colaborar con outros usuarios

Cómo se poden protexer os libros e as follas de Excel para que os usuarios poidan modificar só os datos que indiquemos?

A solución pasa por crear e traballar cun libro compartido, que poida ser modificado por varios usuarios simultáneamente.

Excel permite certos niveis de protección do traballo realizado nun libro: referímonos a impedir que se produzan cambios non desexados no libro de traballo ou nunha folla determinada.

Protección do traballo

As opcións están na lapela Revisar, no grupo de Proteger:

Protexer libro

Premendo en Proteger libro, podes protexer a estrutura do libro ou as fiestras, activando as opcións correspondentes.

Se decidimos protexer a Estructura do libro, un usuario non autorizado non poderá realizar, entre outras cousas:

• Ver as follas de cálcluo que estén ocultas
• Mover, eliminar, ocultar ou cambiar de nome as follas de cálculo
• Inserir novas follas de cálculo ou follas de gráficos (pero si podería agragar gráficos incrustados nunha folla existente)
• Mover ou copiar follas de cálculo noutro libro
• Utilizar as ferramentas para análise de datos que coloquen os resultados nunha folla nova

Se a protección se realiza activando a casilla Ventanas, entón se impedirá:

• Cambiar o tamaño e a posición das fiestras do libro cando este se abra
• Mover, cambiar o tamño ou pechar as fiestras (pero si ocultar ou mostrar as fiestras)

Protexer folla

Cando protexemos unha folla e non o libro completo poderemos incluir un nivel de protección máis personalizado.

Despois podemos indicar en cada celda (ou rango de celdas) se desexamos que esté protexida ou non:

Crear un libro compartido

Excel permite que distintos usuarios utilicen ao mesmo tempo un libro e que poidan traballar na mesma folla de cálculo.

Podes permitir a edición do libro ou simplemente dar permiso para velo.

A funcionalidade que permite compartir un libro con outras persoas chámase coautoría. Xa non será necesario gardar o libro nunha carpeta compartida no noso equipo ou enviar o ficheiro por correo electrónico.

Coa coautoría todos os usuarios poden ver os cambios que os demáis usuarios realicen rápidamente (cuestión de segundos). Esta función require:

• subscripción a Office 365 (e iniciar sesión coa conta subscrita)
• o libro debe estar nun formato actual de Excel (xlsx, xlsm, slxb)

A opción para compartir atópase na parte superior dereita:

Unha vez escollida a conta de OneDrive, deberemos indicar o xeito en que se compartirá o libro:

• permisos de edición ou lectura
• para qué usuarios
• se se lles remitirá unha mensaxe de aviso a eses usuarios

Sobre as opcións:

• Con Cualquier persona que tenga el vínculo o receptor non terá necesidade de iniciar sesión en Office365 ou en OneDrive.
• Con Usuarios de nombreEmpresa que tengan el vínculo so accederán personas que pertenzan a organización ou empresa (tras iniciar sesión)
• Con Personas que tienen acceso crea un vínculo que poderán usar os usuarios que xa teñen acceso ó ficheiro ou cartafol
• Con Personas determinadas deberás indicar nomes ou enderezos, e só con esas personas funcionará o vínculo

Finalmente, a opción Bloquear la descarga habilita vínculos de só lectura (os usuarios non poderán ver as opcións para descargar, imprimir ou copiar o ficheiro)