Colaborar con outros usuarios

Cómo se poden protexer os libros e as follas de Excel para que os usuarios poidan modificar só os datos que indiquemos?

A solución pasa por crear e traballar cun libro compartido, que poida ser modificado por varios usuarios simultáneamente.

Excel permite certos niveis de protección do traballo realizado nun libro: referímonos a impedir que se produzan cambios non desexados no libro de traballo ou nunha folla determinada.

Protección do traballo

As opcións están na lapela Revisar, no grupo de Proteger:

Protexer libro

Premendo en Proteger libro, podes protexer a estrutura do libro ou as fiestras, activando as opcións correspondentes.

Se decidimos protexer a Estructura do libro, un usuario non autorizado non poderá realizar, entre outras cousas:

• Ver as follas de cálcluo que estén ocultas
• Mover, eliminar, ocultar ou cambiar de nome as follas de cálculo
• Inserir novas follas de cálculo ou follas de gráficos (pero si podería agragar gráficos incrustados nunha folla existente)
• Mover ou copiar follas de cálculo noutro libro
• Utilizar as ferramentas para análise de datos que coloquen os resultados nunha folla nova

Se a protección se realiza activando a casilla Ventanas, entón se impedirá:

• Cambiar o tamaño e a posición das fiestras do libro cando este se abra
• Mover, cambiar o tamño ou pechar as fiestras (pero si ocultar ou mostrar as fiestras)

Protexer folla

Cando protexemos unha folla e non o libro completo poderemos incluir un nivel de protección máis personalizado.

Despois podemos indicar en cada celda (ou rango de celdas) se desexamos que esté protexida ou non:

Crear un libro compartido

Excel permite que distintos usuarios utilicen ao mesmo tempo un libro e que poidan traballar na mesma folla de cálculo.

Podes permitir a edición do libro ou simplemente dar permiso para velo.

A funcionalidade que permite compartir un libro con outras persoas chámase coautoría. Xa non será necesario gardar o libro nunha carpeta compartida no noso equipo ou enviar o ficheiro por correo electrónico.

Coa coautoría todos os usuarios poden ver os cambios que os demáis usuarios realicen rápidamente (cuestión de segundos). Esta función require:

• subscripción a Office 365 (e iniciar sesión coa conta subscrita)
• o libro debe estar nun formato actual de Excel (xlsx, xlsm, slxb)

A opción para compartir atópase na parte superior dereita:

Unha vez escollida a conta de OneDrive, deberemos indicar o xeito en que se compartirá o libro:

• permisos de edición ou lectura
• para qué usuarios
• se se lles remitirá unha mensaxe de aviso a eses usuarios

Sobre as opcións:

• Con Cualquier persona que tenga el vínculo o receptor non terá necesidade de iniciar sesión en Office365 ou en OneDrive.
• Con Usuarios de nombreEmpresa que tengan el vínculo so accederán personas que pertenzan a organización ou empresa (tras iniciar sesión)
• Con Personas que tienen acceso crea un vínculo que poderán usar os usuarios que xa teñen acceso ó ficheiro ou cartafol
• Con Personas determinadas deberás indicar nomes ou enderezos, e só con esas personas funcionará o vínculo

Finalmente, a opción Bloquear la descarga habilita vínculos de só lectura (os usuarios non poderán ver as opcións para descargar, imprimir ou copiar o ficheiro)

Podes cambiar os permisos posteriormente premendo no botón cos tres puntos suspensivos que está na parte superior dereita do cadro seleccionando Administrar acceso.

Unha vez compartido, habilítase automáticamente o autogardadado (garda automaticamente os cambios cada poucos segundos).

Os usuarios con quen compartiches o libro recibirán unha mensaxe cun vínculo. Se pulsan nel:

• abrirán o libro en Excel para a Web (Excel Online)
• se dispoñen de versión de escritorio, poderán abrilo ahí
• se dispoñen de versión compatible con coautoría coma Excel para Android ou iOs), poderán abrilo ahí.

Podes saber se hai outros usuarios traballando no libro se aparece unha icona na parte superior dereita a carón do botón Compartir. Cada usuario estará representado por unha icona.

A medida que traballas co libro irás vendo os cambios que realizán o resto de usuarios, e eles verán os que ti fas.

Excel resalta a celda ou selección dos outros usuarios con cores distintas. Se situas o cursor do rato sobre unha destas seleccións, amosará o nome de usuario de que se trate.

Na parte dereita podes ver o nome do usuario do colaborador, e premendo Ir a ubicación poderás ir ata a celda na que se atope ese usuario.

IMPORTANTE
Se dúas personas realizan un cambio na mesma celda, o último usuario que garde o libro "gaña": os seus cambios serán os que se manteñan no libro.
Para evitar ter conflictos con outras personas, os usuarios teñen que saber claramente o que teñen que facer, o que poden escribir ou modificar no libro e o rango de celdas que deben introducir.

PISTA
Ten presente que ó utilizar OneDrive para sincronizar os ficheiros, os cambios que se apliquen mentres o equipo está sen conexión non se combinarán ata que volva a estar conectado. Unha vez en liña, todos os cambios se combinarán á vez.

Premendo na barra de título:

• poderemos cambiar o nome ó ficheiro
• seleccionar historial de versións

Deste xeito podes ver no panel Historia de versiones as distintas versións do libro:

Poderías retroceder a versións anteriores se fora preciso.

PISTA
Na opción Abrir da vista Backstage podes ver a opción Compartidos conmigo (documentos que outros usuarios nos compartiron)