Implantación de aplicacións de ofimática web
Sumario
Obxectivos
- Diferenciar as aplicacións de escritorio e as aplicacións web
- Aprender qué son as aplicacións de ofimática web
- Coñecer posibles ventaxas e desventaxas dos diferentes tipos de aplicacións
- Aprender exemplos de diferentes aplicaciós de ofimática web
- Descubrir o uso básico dalgunhas das aplicacións de ofimática web
- Coñecer qué é a nube
- Aprender diferentes aplicacións da nube
- Saber diferenciar os tipos de nube
- Coñecer as características da nube pública, a nube privada e a nube híbrida
- Aprender diferentes suites de ofimática web
- Familiarizarse co uso das funcionalidades de ofimática web
Introdución as aplicacións de ofimática web
A aparición do Cloud Computing (computación na nube) supuxo un cambio no xeito de traballar de usuarios e organizacións. Estas novas ferramentas caracterízanse por almcacenar datos do usuario en internet no canto do xeito clásico de usar almacenamento local. Porén, o único requisito será contar cun navegador ou aplicación móvil e acceso a internet para acceder ó servizo/datos.
Nese modelo clásico, unha persona creaba ou modificaba os seus documentos e os almacenaba; e se quería utilizar outro equipo ou compartir eses documentos, tiña que levalos (mediante impresión en papel, copia en diskette/cd/dvd/usb, transferencia mediante protocolo de rede coma ftp ou carpetas compartidas en rede, etc.). Esa última posibilidad de compartir en rede xa facilitaba que o almacenamento dos documentos estivera centralizado; mais non solucionaba de xeito sinxelo situacións que si contemplan as aplicacións de ofimática web coma o traballo colaborativo, a posibilidade de compartir máis alá da oficina/equipo do usuario, ou o acceso e uso de documentación mediante dispositivos móbiles.
Cando se posibilita que os traballadores utilicen os seus propios dispositivos, estratexia coñecida coma Bring Your Own Device (BYOD, trae o teu propio dispositivo), procúrase que o acceso a Internet destes dispositivos garanta o acceso aos documentos de traballo; mais non é unha tarefa sinxela en termos de manter a seguridade e facilitar o soporte os usuarios.
O software de oficina propietario máis utilizado é Microsoft üffice (existindo solucións de software libre de gran calidade coma OpenOffice ou LibreOffice). Novamente, traballar con documentos de Office requiría ter instalado ese software nos equipos (cunhas costosas licencias). Microsoft tamén observou as posibilidades da computación na nube e desenvolveu aplicacións SaaS capaces de crear e modificar documentos online, no que na actualidade empaqueta coa denominación Office365.
Estas ferramentas cubren as prestacións das de ofimática clásicas (procesador de textos, follas de cálculo, software de presentacións, axenda...) e inclúen outras relacionadas cos servizos fundamentais na nube coma a integración co correo electrónico, calendario, centralización de contactos, espazo de almacenamento de ficheiros, chat, videoconferencia, etc.
Coa pandemia da Covid-19 víu asociado un aumento do teletraballo, e asociado a isto, tamén un auxe considerable no uso das aplicacións de ofimática web; aumentando o número de usuarios e a oferta de aplicacións.
Características
A utilización das aplicacións da nube por parte dos usuarios (en parte pola proliferación de dispositivos móbiles con acceso ubicuo a rede) propiciou un cambio na utilización das clásicas herramientas ofimáticas. Por un lado, cada vez é máis necesario poder traballar de xeito colaborativo e en tempo real; e xa non se precisa ter un ordenador cun sistema operativo determinado e un software preinstalado, sendo suficiente contar cun navegador e conexión a Internet. As ferramentas tamén se expanden coa inclusión de correo, axenda, chat ou videoconferencia.
Todo isto posibilitado por unha sociedade cada vez máis conectada. (no 2021 en España, o 93,9 % da poboación de 16 a 74 años utilizou internet, segundo o Instituto Nacional de Estadística). Hai pois máis accesibilidade a internet en puntos remotos, e unha menor fenda dixital pola alfabetización tecolóxica da poboación.
Asociada vai unha crecente necesidade de dispor de información (e poder modificala) desde calquera ubicación o que xeneralizou o uso de ferramentas ofimáticas online accesible desde calquer dispositivo. Estas aplicacións de ofimáticas web (moitas delas grautitas) caracterizanse por:
- Almacenaxe automático dos documentos (e con maiores garantías de integridade e disponibilidade)
- Posibilidade de editar de forma simultánea documentos
- Non utilizan espazo de almacenamento local
- Posibilidad de publicar documentos accesibles en Internet
- Elevada integración co correo electrónico, axenda e outras aplicacións externas, e con outros servizos da nube
- Interfaz de usuario simple
- Multiplataforma (xa que so dependen do navegador).
- Perdurabilidade no tempo dos datos con facilidades de indexación e busca por metadatos
- Control de cambios e seguridade dos datos
Ventaxas e inconvintes
Coma ventaxas, por correr directamente no navegador:
- Non precisan instalación (aínda que sí moitas requiren rexistro)
- Non precisan de actualización (unicamente co tempo do propio navegador)
- Son multiplaforma
- Mínimos requerimentos de almacenamento (adoitan incluir espazona na nube)
- Centralización dos documentos con acceso instantáneo
- Facilidade para o traballo colaborativo
- Maior seguridade en termos de integridade, disponibilidade e control de accesos
- Posible aforro en licenzas
- Manteñen as prestacións habituáis dos programas ofimáticos de escritorio
Pero tamén por cómo funcionan, teñen estes inconvintes:
- posible menor potencia (menos funcionalidades e rendemento que as aplicacións instaladas en local)
- require aprendizaxe para os usuarios por cambiar de ferramentas/paradigma
- perda de control sobre os datos por no se almacenar no disco duro local, se non en sitios remotos; isto pode ter tamén implicacións no tocante á protección de datos
- dependencia na seguridade e confidencialidade do provedor de servizo
- dependencia da conexión a Internet, que debe ser rápida, segura e fiable para que non se perda posibilidade (aínda que habitualmente exista opción de traballar temporalmente de forma offline
- posibles implicacións legáis no tratamento de datos
- posibles dificultades no futuro en termos de migracións e compatibilidade
Algunhas alternativas para a xestión de documentos poden ser o uso de solucións de xestión documental coma Sharepoint (de Microsoft) ou Alfresco (sofware libre).
Tipos de aplicacións
Hai gran diversidade de programas ofimáticos. Unha posible clasificación:
- Procesadores de texto: visualización, creación e edición de textos.
- Follas de cálculo: aplicación de cálculos mediante fórmulas a diferentes volúmenes de datos
- Presentacións: presentación de información mediante diapositivas
- Bases de datos: explotación de coleccións de datos almacenados que poden estar asociados mediante diferentes tipos de relacións
- Xestión contable/finanzas: optimización de tarefas realizadas coas finanzas e a contabilidade
- Audio e vídeo: edición e montaxe tanto de audio coma vídeo
- Clientes de correo electrónico: lectura, almacenamento, administración e resposta de correos electrónicos
- Axendas/organizadores personais: administración do tempo asignado a reunións, tarefas e eventos
Ferramentas
Ofimática web con ferramentas de Google
Ofimática web con ferramentas de Microsoft
Microsoft ofrece as ferramentas clásicas da súa suite Office para uso web, con almacenamento en OneDrive.
E engade outras coma:
Sway (evolución do Powerpoint) é segundo Microsoft:
Sway es una aplicación de narración digital para el trabajo, la escuela y el hogar que permite crear y compartir fácil y rápidamente informes, presentaciones, historias
Na súa web explican a diferencia entre as súas solucións:
Office 2021 se vende como una compra de pago único, lo que significa que haces un único pago inicial para obtener aplicaciones de Office para un ordenador. La versión de pago único está disponible para PC y para Mac. Sin embargo, al no disponer de opciones de actualización, si quieres actualizar a la siguiente versión principal, tendrás que pagar su precio íntegro.
Microsoft 365 es una suscripción que incluye las funcionalidades más colaborativas y actualizadas, todo en una experiencia perfectamente integrada. Microsoft 365 incluye las aplicaciones de escritorio de Office que ya conoces, como Word, PowerPoint y Excel. También obtienes almacenamiento online adicional y funcionalidades conectadas a la nube que te permiten colaborar en archivos en tiempo real. Con una suscripción, siempre dispones de las últimas funcionalidades, revisiones y actualizaciones de seguridad, además de soporte técnico continuo sin coste adicional. Puedes elegir entre una suscripción mensual o anual. El plan Microsoft 365 Familia te permite compartir la suscripción con hasta un máximo de 6 personas y usar tus aplicaciones en varios PC, Mac, tabletas y teléfonos.
Ofimática web con Zoho
Zoho ofrece Zoho WorkDrive (plataforma de colaboración de contido), Zoho Writer (para procesamento de textos), Zoho Sheet (para follas de cálculo), Zoho Show para presentacións, e moitas outras ferramentas (que podén ser usadas mediante suscripción a suite Zoho One).
Outras
Prezi
Prezi é unha aplicación baseada no modelo SaaS que permite xenerar presentacións moi dinámicas e diferentes ás convencionais. Usa unha interfaz gráfica con ferramenta de zoom para poder enfocar a atención dos oíntes hacia os elementos da presentación e dispón da libertade de non seguir unha secuencia de diapositivas para poder presentar a información. Require rexistro e ten versión gratuítas e de pago.
Outras solucións similares a Prezi:
Dropbox
Dropbox é outra alternativa para almacenar e compartir ficheiros. O seu funcionamento non é puro na nube: tráballase sobre un cartafol, no que os seus contidos estarán sincronizados coa nube. Cando facemos un cambio e o gardamos, a sincronización actívase manténdose así sempre a información actualizada. E así tamén faise posible manter un maior control dos datos.
A ferramenta tamén posibilita o seu uso integrado con outras aplicacións web aumentando así as súas capacidades. Outra facilidade interesante é a posibilidade de asinar un documento en liña.
Na súa versión gratuíta ofrece 2 Gbs de almacenamento, pero hai plans de pagos acordes as necesidades.
Trello
Integración de aplicacións heteroxéneas
A integración de aplicacións fai referencia á posibilidade de conectar información procedente de diferentes programas. As aplicacións web están pensadas para ser utilizadas a través dun navegador e adoitan ter menos funcionalidades que as aplicacións de escritorio. Coas aplicacións SSB (site specific browser) é posible integrar as aplicacións web de forma centralizada para que o seu comportamento sexa prácticamente idéntico ó dos programas de escritorio.
Acceso directo
No navegador Chrome, a través dunhas lapelas é posible crear un SSB do navegador; cando SSB é a unha aplicación Google o denomina accesos directos de aplicación. A partir dese momento a aplicación podrá ser accedida a través da barra de tarefas, o menú inicio e o escritorio, simplemente seleccionando a aplicación desexada; e a través da opción Herramientas seleccionar la opción Añadir al escritorio.
Unha vez creado o acceso directo irase directamente á páxina desexada e non estará visible nin a barra de navegación nin a barra de enderezos. Se facemos clic no acceso directo a Google Keep poderemos acceder á aplicación web como se se tratase dunha aplicación de escritorio.
É posible tamén incluir aplicacións no navegador web.
No caso de Google temos a Chrome Web Store, para Chrome/Chromium ou Google Play para Android.
Para engadir unha aplicación, extensións ou temas visuais para o navegador desde Chrome Web Store:
- Seleccionar a aplicación que se desexa engadir
- Facer clic en Añadir a Chrome
Sistemas operativos web
Coñecidos coma WebOS permítennos o acceso a un escritorio virtual desde calquera ubicación; a través dun navegador emúlanse tanto as aplicacións coma o entorno gráfico dun sistema operativo. Algúns exemplos de WebOS son:
